Je vous parle de ménage de printemps, et vous pensez « maison ». Mais le ménage de printemps dans une entreprise est également nécessaire.

Comment effectuer le ménage de printemps dans une entreprise ?

Et bien, cela ressemble à s’y m’épandre à celui que vous feriez chez vous. Dans le bureau, le tri, le rangement et l’ordre sont les trois mots clés.

• Le tri : je vous conseille de passer en revu tous vos documents, et de vérifier que chaque document que vous conserver vous est encore utile. N’hésitez pas à créer des sous-pochettes pour accéder plus facilement aux documents dont vous avez besoin.  Pensez à recycler vos feuilles utilisées d’un seul côté pour faire du papier brouillon.  Notre ordinateur est également un grand support de stockage des données. Je vous invite à y consacrer aussi du temps. N’oubliez pas les cartes de visites qui ne vous serviront jamais, les magasines gardé pour un article, etc.
• Le rangement : Lorsque vous savez ce que vous souhaitez garder, il ne vous reste plus qu’à l’organiser. Classeurs, pochettes, trieur, vous avez l’embarras du choix.  Opter pour des codes couleurs pour le classement pourrait également vous permettre de mieux vous organiser. Vous êtes le seul à connaître vos réels besoins et la manière dont vous aimez fonctionner, donc trouvez un rangement qui vous corresponde et qui correspond aux besoins de votre activité.
• L’ordre : quand vous avez fait les deux premières étapes, celle-ci devient évident. Le tri et le rangement que vous avez effectué vous permet d’avoir mis de l’ordre dans votre bureau. Mais faut-il encore le conserver ?

Pour cela, quelques astuces :

- Lorsque vous recevez votre courrier, traiter-le immédiatement. Toute action qui prend moins de 3 minutes doit être faite de suite. Quand vous créer un nouveau dossier dans votre ordinateur, mettez-le de suite au bon endroit dans l’arborescence (j’adore ce mot !). En résumé : lisez, traitez, et rangez.

- Adapter le rangement de votre bureau pour que celui-ci soit fonctionnel. Par exemple, ne placer pas le classeur rouge à l’autre bout de la pièce, si vous savez que vous le prenez en main plusieurs fois par jour. Cela peut paraître une évidence. Mais lorsque vous êtes pris par le quotidien, vous n’y prêtez plus attention.

- Finissez toujours votre journée de travail avec un bureau « vide » (Ne me faîtes pas dire ce que je n’ai pas dit…). Par « vide », j’entends que les dossiers doivent être rangés et non éparpillés. L’idéal serait que lorsque vous éteignez la lumière de votre bureau après votre journée de travail, il n’y ai dessus que le téléphone, l’ordinateur, l’agenda, et le bloc note. Ainsi lorsque vous arrivez le matin, vous avez un espace dégagé pour commencer du bon pied la journée.

Pourquoi trier et ranger son bureau ?

Pour qu’il soit Feng Shui ! Comment c’était trop facile. Bien sûr, si votre bureau est rangé, ordonné et clair, il sera davantage Feng Shui. Mais quel sera votre avantage pour vous ?

Avoir un bureau organisé, vous permet :

• d’avoir les idées claires : vous le constaterez après le rangement, vous vous sentirez léger.
• de gagner du temps : évidence me direz vous ! Et oui, chercher un papier pendant  10 minutes ou ouvrir un tiroir pour le trouver, ce n’est pas pareil.
• de gagner de l’énergie : si on reprend notre exemple de papier trouvé au bout de 10 minutes (temps non issus d’expériences et pouvant fortement varié d’un bureau à un autre), l’énergie dépensée à le chercher, voire l’agacement que cela vous a procuré, vous fait perdre une énergie précieuse qui ne pourra pas être mise au profit de votre travail.

Dernière chose, votre organisation doit évoluer et s’adapter en fonction de l’évolution de votre activité. C’est pour cela que je vous invite à prendre 2 fois par an, un temps pour penser rangement, aménagement, organisation de votre espace de travail.

Alors à vos sacs poubelles et à vos corbeilles papiers Brouillon

pour donner un look Feng Shui à votre bureau !